Aineisto sisältää Tampereen kaupungin palvelujen, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot sekä kuntien kirjanpidossa tiliryhmiin Vuokrakulut ja Muut toimintakulut kuuluvat ostot. Lisäksi aineisto sisältää avustukset yhteisöille. Aineistossa on mukana kaikkien Tampereen kaupungin yksiköiden sekä liikelaitosten ostolaskutiedot.
Tiedot on poimittu kaupungin kirjanpitojärjestelmästä laskurivitasolla ja aineistoa on täydennetty yrityksen nimitiedolla, pääkirjatiliryhmällä, pääkirjatilin nimellä, toimittajan nimellä, Y-tunnuksella ja kumppaniyhtiön nimellä.
Aineisto ei sisällä kaupungin sisäisiä eriä eli esimerkiksi Sairaala- ja kuntoutuspalveluiden tuotantoalueen maksamia sisäisiä tilavuokria Tampereen Tilakeskus Liikelaitokselle.
Aineistoon on poimittu tiedot toimittajanumeroiden perusteella. Toimittajanumero sisältyy kirjanpidossa vain kirjauksiin, joissa vastapuolena on toimittaja. Jos esimerkiksi Konsernihallinto maksaa kaupungin kaikkia toimintayksiköitä koskevan vakuutusmaksun ja jakaa kulun kirjanpidossa toimintayksiköille, aineistossa näkyy vain Konsernihallinnon suorittama maksu.
Järjestelmäteknisistä syistä aineistosta puuttuvat materiaaliostot, jotka on ostettu suoraan varastoon. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Sairaala- ja kuntoutuspalveluiden varastoon ostamat ja edelleen sisäisesti myymät hoitotarvikkeet eivät näy aineistossa.
Vuoden 2014 julkaisu ei noudata vuonna 2015 käyttöönotettua laajempaa kuutoskaupunkien julkaisuformaattia. Käytännössä tämä tarkoittaa että osa kentistä on eri nimellä ja aineistosta ei löydy kaikkia myöhemmin käyttöönotettuja kenttiä.
Aineisto sisältää seuraavat kentät:
- Yritys: Sisäisesti käytetty tulosyksikön tunniste. Uudemmissa aineistoissa nimellä Tulosyksikön ID.
- Yritys nimi: Tulosyksikön tunnistetta vastaava selkokielinen nimi. Vuodesta 2015 eteenpäin nimellä Tulosyksikön nimi.
- Tulosyksikkö: Kustannuspaikan kohdentava tunniste. Vuodesta 2015 eteenpäin nimellä Kustannuspaikan ID.
- Tositenumero: Tositteen kohdentava tunniste. Vuodesta 2015 eteenpäin nimellä Tositteen numero.
- Kirjauspvm: Laskun varsinainen kirjauspäivämäärä, joka perustuu palvelun luontipäivämäärään. Vuodesta 2015 eteenpäin nimellä tositteen numero.
- Pääkirjatiliryhmä: JHS192:sta johdettu selkokielinen nimi. Käytännössä tiliryhmät ovat: "Palvelujen ostot", "Aineet, tarvikkeet ja tavarat", "Avustukset", "Vuokrakulut" tai "Muut toimintakulut".
- Pääkirjatili: Varsinainen tilinumero, joka pääasiassa johdetaan tiliryhmän numerosta (kts. tiliryhmän kuvaus).
- Pääkirjatili nimi: Tilinumeroa vastaava selkokielinen nimi, joka ilmentaa tilin käyttötarkoitusta. Tilien käyttötarkoitukset on kuvattu tarkemmin vuosittaisessa tililuettelo ja kirjausohjeessa.
- Toimittajanumero: Sisäisesti käytetty yrityksen, yhdistyksen tai muuntyyppisen toimittajan tunniste.
- Toimittajan nimi: Yrityksen, yhdistyksen tai muuntyyppisen toimittajan nimi.
- Toimittajan Y-tunnus: Toimittajan y-tunnus. Kaikilla toimittajilla ei ole y-tunnusta (esim. yhdistykset tai ulkomaiset toimijat).
- Euroa: Ostolaskun summa ilman arvonlisäveroa. Veloituslaskut näkyvät aineistossa positiivisina arvoina. Negatiiviset arvot kertovat, että kyseessä on hyvityslasku. Esimerkiksi vuoden 2016 aineistossa Tampereen Tilakeskus on saanut 14.3.2016 Würth Oy:lta 47,12 euron hyvityksen vaatteiston ostosta (tositenumero 1600011290)
- Toimittajanumero: Kirjanpitojärjestelmän käyttämä toimittajan tunniste.
- Kumppaniyhtiö: Tytäryhtiön tai muun kumppanin yksilöivä tunniste. Vuodesta 2015 alkaen on julkaistu myös erillinen kumppaniyhtiökoodit dokumentti jossa kaikki kumppaniyhtiöt koodeineen listattuna.
- Kumppaniyhtiö nimi: Yksilöivää tunnistetta vastaava selkokielinen nimi. Kentän arvona "Ulkoinen", jos kyseessä ei ole kumppaniyhtiö.
Käytännössä vuoden 2015 jälkeisissä aineistoissa on näiden lisäksi kentät: Kuntakoodi, Kunnan nimi, Ostajan Y-tunnus, Osasto, Kustannuspaikan nimi, Laskun päivämäärä, Ostotilausnumero, Sopimusnumero, Laskun numero, Tiliryhmän numero, ALVin määrä euroina, Kokonaissumma euroina
Muita huomioita aineistosta:
Aineiston avulla on mahdollista tarkastella Tampereen kaupungin hankintoja. Aineistoa ei voi vertailla suoraan talousarvioon, koska aineisto sisältää vain ulkoisia ostoja; talousarviossa on mukana myös kaupungin sisäiset erät. Järjestelmäteknisistä syistä julkaistussa aineistossa on mukana myös investointihankinnat, jotka kirjataan käyttötaloustileille ja jotka kirjanpitojärjestelmä ns. purkaa taseeseen kirjauskauden vaihteessa. Aineistosta ei pysty suoraan päättelemään onko kyse käyttötalous- vai investointimenosta.
Varsinaisen ostolaskuaineiston lisäksi on julkaistu myös Tampereen kaupungin tililuettelo ja tilien kirjausohje, joka kertoo tarkemmin pääkirjatilien sisällöstä ja auttaa aineiston tulkinnassa.
Lisäksi on julkaistu Tampereen kaupungin tulosyksikköhierarkia, joka kuvaa ostolaskuaineistossakin käytössä olevan organisaatiorakenteen hierarkisesti.
Tietoja on luokiteltu aineiston käytön helpottamiseksi. Ostolaskuaineisto on julkaistu erikseen excel- ja csv-formaateissa.